Tài liệu TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY pdf

LINK DOWNLOAD MIỄN PHÍ TÀI LIỆU "Tài liệu TIỂU LUẬN: HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY pdf": http://123doc.vn/document/1050151-tai-lieu-tieu-luan-he-thong-thong-tin-trong-viec-ra-quyet-dinh-quan-ly-o-cac-doanh-nghiep-det-may-pdf.htm

1.2.4 Một nội dung có nhiều cách mã hóa .
Mã hóa thông tin là một vấn đề cần thiết trong việc xây dựng hệ thống thông
tin.đó là việc xây dựng một tập hợp những mã ,ký hiệu ngắn gọn vêg một thuộc tính
của một thực thể hoặc hệ thống. Mã hóa thông tin cho phép ta có thể nhận diện nhanh
chóng ,tiết kiệm được không gian lưu trữ,thời gian lưu trữ. sử dung tìm kiếm nhanh
chóng, một cách khoa học.
1.3 Phân loại thông tin quản lý.
Phân loại thông tin quản lý là một yêu cầu cần thiết khách quan nhằm mục đích
nghiên cứu một cách toàn diện, hệ thống chức năng của thông tin quản lý,đồng thời tổ
chức hợp lý các dòng tin phục vụ cho việc triển khai các hoạt động quản lý. Trong
thực hiện, thông tin quản lý thường được phân loại theo tiêu thức dưới đây :
1.3.1 Theo nguồn xuất xứ của thông tin , hoặc theo quan hệ của thống cho
trước ,thông tin chia thành hai loại : thông tin bên trong va thông tin bên ngoài .
1.3.1.1 thông tin bên trong :
Bao gồm các loại tài liệu, số liệu về tiến hành sản xuất, tiêu thụ ;giá thành , giá
cả, cung cấp nguyên vật liệu; tồn kho vật tư hàng hóa, chi phí lưu thông, bảng kế
toán,tài chính doanh nghiệp … nhờ chúng phân tích, đánh giá đúng đắn tình hình hiện
tại của tổ chức. Thông tin bên trong dễ thu thập theo các kênh khác nhau giúp lãnh đạo
có thể đưa ra những quyết định tốt nhất trong các giai đoạn khác nhau.
1.3.1.2 thông tin bên ngoài :
theo tính chất gồm hai loại là các văn bản pháp quy: các chỉ thị, nghị quyết,
mệnh lệnh,các nghị định thông tư hướng dẫn ban hành đây là những thông tin pháp
luật có ảnh hưởng lớn đến sự hoạt động của tổ chức. Một loại khác là các tài liệu, số
liệu về chủng loại, số lượng quy cách, chất lượng giá cả, tị phần…của các đối thủ cạnh
tranh,của mộ trường bên ngoài, tiếp nhân từ nhiều nguồn khác nhau, có thể dùng các
mô hình nghiên cứu môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. ví dụ ma trân BCG. Mô
hình “năm lực lượng” của M. Porter.




1.3.2 - Theo chức năng thể hiện của thông tin.chia làm hai loại thông tin chỉ
đạo và thông tin thực hiện .
1.3.2.1 thông tin chỉ đạo : bao gồm những tài liệu mang các mệnh lệnh chỉ thị,
chủ trương, định hướng, quan điểm, nguyên tắc do cơ quan chỉ đạo đề ra, để hướng
dẫn cấp dưới thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đạt được xác định trong chiến lược,
quy hoặc kế hoạch. Nó có ảnh hưởng đến tương lai của đối tượng quản lý, hướng dẫn
đối tượng quản lý triển khai hoạt động theo quỹ đạo mà cơ quan chỉ đạo.
1.3.2.2 Thông tin thực hiện : Bao gồm các tài liệu kế toán, thống kê về những
sự kiện đã xảy ra trong quá trình hoạt động sản xuất , kinh doanh của tổ chức . Nó
đóng vai trò mối liên hệ ngược trong hệ thống quản lý, phản ánh một cách toàn diện cụ
thể kêts quả thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã định cho cơ quan chỉ đạo có thể
kiểm soát cà điều tiết sự hoạt động của đối tượng quản lý trong khuôn khổ cho phép.
1.3.3 Theo phương hướng chuyển động của thông tin:
Chia làm thông tin dọc và thông tin ngang .
1.3.3.1 Thông tin dọc: là thông tin qua laịi giữa các cơ quan quản lý khác cấp.
Trong đó chia ra: thông tin lên là thông tin cấp dưới báo cáo lên cấp trên; thông tin
xuống là thông tin cấp trên truyền đạt cho cấp dưới . thông tin dọc thông suốt, kịp thời
nhanh chóng là điều kiện đảm bảo cho việc hiện trôi chảy và có hiệu quả của các hoạt
động trong tổ chức.
1.3.3.2 Thông tin ngang: là thông tin qua lại giữa các cơ quan quản lý cùng
cấp. Nó có ý nghĩa quan trọng trong điều kiện nền kinh tế chuyển sang hoạt động cơ
chế thị trườn, quyền tự chủ sả xuất kinh doanh, nhất là quyền tự chủ tài chính, của
doanh nghiệp được tôn trọng.
1.3.4 Theo cách truyền tin:
1.3.4.1 Thông tin hệ thống: Bao gồm các báo cáo thống kê được duyệt, các báo
cáo nghiệp vụ hàng ngày, mười ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm về tình hình




sản xuất, cung cấp tiêu thụ…nó có nguồn thu thập đã biết trước, được truyền đi theo
nội dung và thủ tục đã định, có tính chất chu kỳ và trong thời hạn quy định.
1.3.4.2 Thông tin không hệ thống : Mang tính ngẫu nhiên tạm thời. Nó thường
truyền đi khi có các sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, đòi hỏi phải có sự can thiệp tức thời của cấp trên để giải quyết.
1.3.5 Theo cách phát thông tin , thông tin chia thành thông tin chính thức và
thông tin phi chính thức .
1.3.5.1 Thông tin chính thức: Bao gồm các tài liệu mang tài liệu mang những
thông tin có tính chỉ đạo, điều hành do các cơ quan cấp trên truyền đạt để hướng dẫn
cấp dưới thực hiện nhiệm vụ được giao.
1.3.5.2 Thông tin không chính thức : Bao gồm các tài liệu mang những thông
tin có tính gợi ý, tham khảo, tạo điều kiện cho cấp dưới sử dụng những giải pháp thích
hợp để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
1.3.6.2 Theo nội dung mà thông tin phản ánh.thông tin chia thành:
Thông tin về chủ chương chính sách của đảng và nhà nước;
Thông tin về môi trường quốc tế và khu vực ;
Thông tin về giá cả, thị trường, khách hàng, bạn hàng, đối thủ cạnh tranh;
Thông tin kinh tế ;
Thông tin phi kinh tế;
Ngoài ra thông tin còn được phận chia theo nhiều cách tiếp cận và các tiêu thức
khác không đề cập trong phạm vi nghiên cứu.
2. Quyết định .
2.1 khái niệm và đặc điểm
2.1.1 khái niệm




Quyết định quản lý là những hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra
mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã
chin muồi trê cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan và phân tích thông tin
về tổ chức và môi trường.
Mỗi quyết định quản lý nhằm trả lời một hoặc trong số các câu hỏi sau: Tổ chức
cần làm gì? Khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? Ai làm? Và làm như thế nào?
2.1.2 Đặc điểm của quyết định quản lý:
Quyết định là sản phẩm của tư duy con người, là kết quả của quá trình thu nhận
thông tin, tìm kiếm, phân tích và lựa chọn. Mỗi con người với tư cách là thành viên
cảu tổ chức, và xã hội đều phải đưa ra những quyết định cho mình.quyết định thể hiện
sự lựa chọn tương lai của con người. Sự khác biệt giữa quyết định cá nhân và quyết
định tập thể được thể hiện ở các điểm sau:
- Quyết định quản lý là quyết đinh của tổ chức mà người đưa ra và có trách
nhiệm về quyết định của mình,là quyết định của cá nhân hoặc tập thể các nhà quản lý
ở các cấp, các bộ phận khác nhau của tổ chức . Quyết đinh quản lý là sản phẩm riêng
có của các nhà quản lý và các tập thể quản lý . Chỉ có những cơ quan cá nhân có thẩm
quyền mới được phép đưa ra các quyết đinh quản lý
- Phạm vi rác động của quyết định quản lý rộng về số lượng, phạm vi tác động
các quyết định quản lý luôn luôn lớn hơn hoắc bàng hai người. Có những quyết định
quản lý tác động đến cả một quốc gia, khu vực, hay mang tính chất toàn cầu.
- Quyết đinh quản lý luôn gắn với những vấn đề của tổ chức. trong quá trình
hoạt động của tổ chức luôn xuất hiện những vấn đề phát sinh mà cần phải khắc phục,
giải quyết . Dù lớn hay nhỏ thì cũng có tác động nhất định tới tổ chức yêu cầu các
quyết đinh quản lý.
2.2 yêu cầu đối với quyết định quản lý.
Để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quản quyết định quản lý cần đảm bảo các yêu
cầu sau đây.




2.2.1 Yêu cầu về tính hợp pháp
Tức là phải tuân thủ theo pháp luật.Mọi quyết đinh đưa ra nếu không đam bảo
tính pháp lý đều bị đình chỉ hoặc hủy bỏ. Người hoặc tổ chức đưa ra quyêt định phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật. Thể hiện ở những khía cạnh như sau:
Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền tổ chức hay cá nhân.
Quyết định không trái với các nội dung mà pháp luật quy định,
Quyết định đúng thủ tục và thể thức.
2.2.2 Yêu cầu về tính khoa học.
Quyết định có tính khoa học đòi hỏi phù hợp lý luận và thực tiễn khách
quan.Yêu cầu tính khoa học của quyết định quản lý được thể hiện trên các khía cạnh:
Quyết định phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức.
Quyết định phù hợp với quy luật, các xu thế khách quan, các nguyên tắc và
nguyên lý khoa học.
Quyết định đưa ra trên các cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học.
Quyết định phù hợp điều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định, kể
cả thế cà lực cũng như môi trường tổ chức.
2.2.3 Yêu cầu về tính hệ thống
Các quyết định được ban hành bởi các cấ và bộ phận chức năng nhưng phải
thống nhât theo cùng một hướng. Hướng đó do mục tiêu chung xác định.
Các quyết định được ban hành tại các thời điểm khác nhau không được mâu
thuẫn, trái ngược và phủ định nhau,quyết định đã hể hiệu lực cần loại bỏ , đính chính.
2.2.4 Yêu cầu về tính tối ưu.
Quyết định thực chất là một phương án hành động nhằm giải quyết một vấn đề
nảy sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức.vì vậy đòi hỏi phải thực hiện phương án




tối ưu. Theo nghĩa tổng quát thì phương án tối ưu là phương án thỏa mãn tốt nhất mục
đích, mục tiêu với những ràng buộc nhất định của tổ chức.
2.2.5 Yêu cầu về tính linh hoạt.
Phải phản ánh được mọi nhân tố mới trong lực chọn quyết định,phản ánh tính
thời đại , môi trường mà quyết định ra đời và thực hiện.đòi hỏi việc xử lý tình huống
phải linh hoạt, khéo léo tránh rập khuôn , máy móc, giáo điều, kinh nghiệm chủ nghĩa.
Phương án quyết đinh đáp ứng được với sự biến đổi của môi trường.
2.3 Phân loại .
Các loại quyết đinh quản lý được phân ra thành nhiều loại khác nhâu tùy theo
tiêu thức phân chia. Thông thường chia các quyết định theo các tiêu thức sau:
2.3.1 Theo thời gian gồm:
Quyết định dại hạn là các quyết định có hiệu lực trong thời gian dài, thường từ
năm trở lên. Khi đưa ra các quyết định dài hạn chủ thể cần lựa chọn một cách thận
trọng.
Quyết định trung hạn, là quyết địnhquản lý có hiệu lực trong thời gian ngắn hơn
thường trong khoảng từ 1 đến 5 năm.
Quyết định ngắ hạn có hiệu lực dưới 1 năm.
2.3.2 Theo tầm quan trọng
Quyết định chiến lược, là các quyết định quan trọng có ảnh hưởng lớn đến sự
tồn tại và phát triển tổ chức, nó quyết định đường lối phát triển của tổ chức.
Quyết định chiến thuật, nó nhằm xác định cách thức cụ thể để thực hiện mục
tiêu và giải pháp của cá quyết định chiến lược.
Quyết định tác nghiệp (các quyết định hàng ngày) giải quyết những tình huống
cụ thể hằng ngày, những tình huống bất ngờ ,cụ thể của tổ chức.
2.3.3 Theo phạm vi điều chỉnh của quyết định




Quyết định toàn cục và quyết định bộ phận.
2.3.4 Theo tính chất quyết định.
Quyết định chuẩn mực( mang tính chất chung)nhằm đưa ra căn cứ cho việc xử
lý những tình huống cụ thể hàng ngày.áp dụng cho nhiều trường hợp .
Quyết định riêng biệt.nhằm xử lý mọt tình huống cụ thể đối với đối tượng cụ thể.
Có hiệu lực 1 lần.ví dụ quyết định bổ nhiệm cán bộ, quyết định khen thưởng, kỷ luật.
2.3.5 Theo cấp quyết định
Quyết định cấp cao: là những quyết định được đưa ra ở cấp chup bu của tổ
chức, như quyết định của hội đồng quản trị.
Quyết định cấp trung gian, là quyết định được đưa ra bởi cấp trung gian.quyết
định mang tính chất chiến thuật.
Quyết định cấp thấp do quyết định cấp quản lý chức năng đưa ra mang tính chất
tác nghiệp.
2.3.6 Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức
Quyết đinh quản lý nhân sự.
Quyết đinh quản lý tài chính
Quyết đinh quản lý công nghệ, nghiên cứu và triển khai.
Quyết đinh quản lý sản xuất.
Quyết đinh quản lý hoạt động marketing.
Quyết đinh quản lý hoạt động đối ngoại.
3. Mối quan hệ thông tin và quyết định quản lý.
Thông tin là đối tượng,công cụ của nhà quản lý.Trong các đơn vị sản xuất nhỏ,
cá thể, việc chỉ đạo thực hiện các hoạt động sản xuất do bản thân người sản xuất tiến
hành. Đối với họ thông tin chủ yếu là trí nhớ, với các tổ chức, công ty lớn, phức tạp
bao gồm nhiều phân hệ, bao gồm nhiều bộ phận, hay kinh doanh đa lĩnh vực, các bộ




phận có mối liên kết ràng buộc với nhau, cần phải xây dựng hệ thống thông tin thật tốt
để đảm bảo thông tin cho việc ra quyết định của nhà quản lý .
3.1 Thông tin là cơ sở của việc lập kế hoạch.
Lập kế hoạch là khâu đầu tiên va cũng là khâu quan trọng nhất của quá trình
quản lý. Các kế hoạch bản thân chúng là một hệ thống bao gồm các chiến lược, quy
hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch hàng năm, chương trình, dự án. Khi lập
các kế hoạch này nhà quản lý tiến hành phân tích, tính toán dựa trên các nguồn thông
tin về nhân lực, vật lực, tài lực, mối quan hệ tối ưu giữa chúng, tạo lập lên những điểm
mạnh, yếu của tổ chức để thích nghi với sự biến động của môi trường. Dựa trên những
đánh giá từ môi trường bên trong và bên ngoài một phương hướng quan trọng của quá
trình lập kế hoạch là sự tăng cường dự báo. Mà để tiến hành dự báo cần sử dụng các
tài liệu, số liệu quá khứ, vừa phải dựa vào các kết quả phâ tích tình hình hiện tại trên
các số liệu cụ thể đáng tin cậy và chính xác.
3.2 Thông tin là phương tiện ra quyết định chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Để đảm bảo cho sản xuất phù hợp với tiêu dùng, nhà quản lý cần nắm vững một
cách chuẩn xác, toàn diện các tài liệu, các số liệu, các nguồn thông tin nhận được phản
ánh tình hình cung cầu hàng hóa của doanh nghiệp, trên cơ sở đó có các quyết định sản
xuất phù hợp ăn khớp với nhu cầu thị trường, sản xuất cái gì? Sản xuất cho ai? Sản
xuất như thế nào?sản xuất bao nhiêu?
Mọi hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh đều có liên quan với thông tin, chỉ
có trên cơ sở có đủ những thông tin phản ánh động thái cung cầu hàng hóa trên thị
trường, nhà quản lý mới có thể xây dựng được kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng
đắn, bảo đảm cho sản phẩm ra có thị trường tiêu thụ,sử dụng các hợp lý các nguồn
lực.Đồng thời để tiến hành chỉ đạo, giám sát , kiểm tra phân tích, đánh giá một cách
đúng mức tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải dựa vào những
tài liệu, số liệu chuẩn xác, nhất là tài liệu kế toán. Bởi lẽ như Các Mác đã chỉ rõ: “kế
toán như là một phương tiện kiểm soát và tổng kết quá trình sản xuấ, trên ý niệm ngày




càng trở nên cẩn thiết chừng nào quá trình càng có mọt quy mô xã hội, càng mất tính
chất thuần túy cá thể.
II.THỰC TRẠNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC
RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ Ở CÁC DOANH NGHIỆP MAY.
1.Bản chất và vai trò của hệ thống thông tin trong việc ra quyết định .
1.1 khái niệm hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin được định nghĩa là một tập hợp những con người , những
thiết bị phần cứng , phần mềm và những dữ liệu để thực hiện các hoạt động thu thập
lưu trữ, xử lý, và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc của môi trường.
Hệ thống thông tin có thể mô tả bằng sơ đồ sau:


1.2 Bản chất của hệ thống thông tin quản lý.(Management Information
System)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin được xây dựng nhằm trợ giúp
cho các hoạt động quản lý của tổ chức có thể tiến hành một cách bình thường và hữu
Nguồn
Đích
Thu thập
Phân phát
Xử lý
Lưu trữ
Kho

Dữ liệu




hiệu. Hoạt động quản lý nói ở đây là cụ thể và xác định , chủ yếu ử tầm cỡ điều hành
quản lý và lập kế hoạch chiến lược của tổ chức.
Hoạt động quản lý được tiến hành dựa vào các cơ sở dữ liệu do các hệ xử lý
giao dịch tạo ra và các dữ liệu ngoài tổ chức, để tạo ta cho nhà quản lý các báo cáo
định kỳ hoặc theo nhu cầu, trong đó tóm lược tình hình một mặt hoạt động riêng biệt
nào đó của tổ chức. các báo cáo này thường mang tính chất đối chiếu, so sánh, làm
tương phản tình hình hiện tại với tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại
với dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công
nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử, chất lượng thông tin do hệ thống thông tin
quản lý tạo ra phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng vận hành của hệ giao dịch, vì rằng hệ
thống thông tin quản lý dựa chủ yếu vào các dữ liệu sản sinh từ các xử lý giao dịch.
Hệ thống thông tin quản lý gồm có các hệ thống phân tích năng lực bản thân,
nghiên cứu tình hình thị trường, theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu, năng suất lao
động , sự hiện diện hoặc vắng mặt của nhân viên.

1.3 Vai trò của hệ thống thông tin trong việc quản lý.
1.3.1 Hệ thống thông tin đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện.
Hệ thống thông tin trợ giúp nhà quản lý có những thông tin cần thiết để thực
hiện nguyên tắc hệ thống trong quản lý ; đồng thời, nhanh chóng nắm được những
thông tin chính xác về tình hình hoạt động của tổ chức và biến động của môi trương
kinh doanh để tăng cương tính linh hoạt trong quản lý, bảo đảm thực hiện thắng lợi các
quyết định đã đề ra.
1.3.2 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Chúng giúp cho các doanh nghiệp dành được thắng lợi trong cuộc đố đầu với
các thế lực cạnh tranh trên thương trường, bao gồm các khách hàng, các nhà cung cấp,
đối thủ cạnh tranh mới xuất hiện và các tổ chức khác trong cùng ngành sản xuất. Cần trú
trọng cung cấp đầy đủ thông tin về công nghệ, đổi mới quản lý và điều chỉnh giá cả.