Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Các bộ phận trong hệ thống bán hàng:
- Quản trị hệ thống: Bao quát toàn bộ hệ thống bán hàng từ khâu mua
hàng, tạo nguồn cho tới dịch vụ hậu mãi, thực hiện xây dựng, tổ chức, quản lý
hệ thống bán hàng, liên tục đánh giá và điều chỉnh hệ thống bán hàng nhằm
thích ứng tốt nhất với các thay đổi trên trị trường, để hệ thống bán hàng đạt
được hiệu quả tối ưu nhất.
- Mua hàng: Bao gồm cả mua ngoài và lưu chuyển nội bộ giữa các
thành viên trong doanh nghiệp. Mua hàng phải đảm bảo mua đủ số lượng
hàng cũng như chất lượng hàng với chi phí thấp nhất và mức độ tin cậy cao
nhất.
- Vận chuyển :Vận chuyển về kho và vận chuyển từ kho đến nơi bán,
chở hàng giao tận nhà cho khách hàng. Yêu cầu của khâu này là đảm bảo thời
gian nhanh nhất mà vẫn đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn cũng như chi phí
không phát sinh.
- Lưu kho : Bảo quản hàng hóa, quản lý hàng hóa, công tác nhập kho,
xuất kho, đảm bảo hàng hóa được bảo quản trong tình trạng tốt, được kiểm kê
đầy đủ không sai sót, mất mát.
- Bán hàng : Bao gồm cả bán buôn và bán lẻ. Đối với bán buôn có bán
cho các cửa hàng bán lẻ, bán cho đại lý, chi nhánh, bán cho bên ngoài. Đối
với bán lẻ xây dựng hệ thống cửa hàng bán lẻ, siêu thị.Đây là khâu có sự tiếp
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy cần được hết sức chú trọng xây dựng và
hoàn thiện tạo ra bộ mặt cho toàn hệ thống.
- Dịch vụ sau bán hàng : bao gồm các hoạt động giao hàng, lắp đặt, bảo
hành. Nhằm đảm bảo tốt nhất quyền lợi cho khách hàng, tạo dựng uy tín cho
công ty, đem lại niềm tin cho khách hàng.
1.1.1. Vai trò của hệ thống bán hàng.
Có thể nói rằng : “Vai trò cuả hệ thống bán hàng là giúp bán được
hàng”.
Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với nền kinh tế quốc
dân, với các doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp thương mại.
Với nền kinh tế quốc dân:
- Bán hàng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, là nơi gặp gỡ
giữa cung và cầu. Giúp cho nhà sản xuất bán được hàng một cách dễ dàng và
người tiêu dùng cũng mua được hàng dễ dàng hơn với nhiều sự lựa chọn hơn
do đó mà có được sự tiêu dùng hiệu quả hơn, mua được hàng hoá tốt hơn với
giá thành thấp hơn. Phải có hoạt động bán hàng thì hàng hóa sản xuất ra mới
đến được tay người tiêu dùng.
- Góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa cung
và cầu, tạo ra tính ổn định của thị trường, tính cân đối của nền kinh tế quốc
dân. Thông qua hoạt động bán hàng người sản xuất có thể tìm hiểu nắm được
nhu cầu tiêu dùng tức là nắm được lượng cầu để điều chỉnh cung cho cân đối
với cầu.
- Bán hàng còn tạo ra việc làm và tạo thêm thu nhập cho người lao
động góp phần nâng cao đời sống xã hội, đồng thời từ đó lại có thể làm tăng
sức mua của xã hội.
- Đối với các cơ quan nhà nước thông qua việc bán hàng họ có thể
xác định được cung và cầu trên thị trường, qua đó có thể đưa ra các chính
sách thích hợp để điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh, điều chỉnh tiêu
dùng, tác động đến nền kinh tế.
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Với doanh nghiệp thương mại:
Thứ nhất bán hàng là chức năng cơ bản của doanh nghiệp kinh doanh
thương mại, và thực tế đã chứng minh rằng : Bán hàng có ý nghĩa sống còn
đối với doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại được thành lập
hầu như là nhằm mục đích mua bán hàng hóa, cần phải bán được hàng. Bán
hàng là hoạt động trực tiếp để lưu thông hàng hóa, để phục vụ cho nhu cầu
sản xuất và tiêu dùng, cân đối giữa cung và cầu bình ổn giá cả thị trường. Mà
lưu thông hàng hóa cũng chính là chức năng cơ bản của doanh nghiệp thương
mại.
Thứ hai bán hàng là cơ sở để doanh nghiệp kinh doanh thương mại
thực hiện mục tiêu kinh doanh của mình. Bán được hàng mới thu hồi được
vốn, doanh nghiệp mới có lợi nhuận. Từ đó doanh nghiệp có thể tái sản xuất,
mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng quy mô thị trường. Doanh nghiệp có thể
thực hiện các mục đích kinh doanh trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn đó
là mục tiêu tăng lợi nhuận, mục tiêu tăng thị phần, mục tiêu xây dựng uy tín,
phát triển thương hiệu… Ngày nay thị trường luôn biến động và có sự cạnh
tranh ngày càng gay gắt, vì vậy bán được hàng doanh nghiệp có thể thực hiện
mục tiêu cạnh tranh để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trên thị
trường.
Thứ ba bán hàng là công cụ cạnh tranh của các doanh nghiệp kinh
doanh thương mại, ngăn cản sự xâm nhập của đối thủ cạnh tranh vào thị
trường của doanh nghiệp, gắn kết doanh nghiệp và khách hàng và chiếm lĩnh
thị trường ngày càng rộng hơn. Nhờ đội ngũ bán hàng, doanh nghiệp có được
thông tin trực tiếp từ khách hàng, từ đó đáp ứng tốt hơn mong muốn của họ
cũng như xây dựng được mối quan hệ hai chiều bền vững hơn với các khách
hàng của mình.
Ngoài ra bán hàng là cơ sở để đánh giá kết quả kinh doanh của doanh
nghiệp, thể hiện sự cố gắng hay trình độ của doanh nghiệp. Tất cả các hoạt
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
động của doanh nghiệp có hiệu quả hay không suy cho cùng đều thể hiện ở
doanh số bán hàng có cao hay không, có tăng trưởng nhiều không, có đem lại
lợi nhuận lớn hay không. Đó là mục tiêu tiên quyết, là lý do để một doanh
nghiệp được thành lập.
1.2. Nội dung của quản trị hệ thống bán hàng của doanh nghiệp
thương mại.
Quản trị hệ thống bán hàng là hoạt động bao trùm toàn bộ hệ thống bán
hàng, quản trị hệ thống bán hàng bao gồm ba nội dung chính : Xây dựng hệ
thống phân phối bán hàng; Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng; Kiểm tra,
đánh giá hệ thống bán hàng. Muốn phát huy hết hiệu quả của hệ thống bán
hàng, đòi hỏi công tác quản trị hệ thống bán hàng phải chú ý cả ba khâu của
quá trình quản trị kể trên.Dưới đây chúng ta xem xét từng nội dung trong
quản trị hệ thống bán hàng.
1.2.1. Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng.
Quản trị hệ thống bán hàng trước hết phải xây dựng hệ thống bán hàng.
Phải có hệ thống bán hàng trước rồi mới có thể tổ chức, quản lý cũng như
kiểm tra đánh giá nó. Có thể hiểu xây dựng hệ thống phân phối bán hàng tức
là thiết kế và tạo lập mạng lưới phân phối bán hàng và mạng lưới các thành
viên thực hiện các công việc hỗ trợ cho phân phối bán hàng.Đây là công việc
đòi hỏi khá nhiều thời gian, nhưng là công việc đầu tiên của quản trị hệ thống
bán hàng. Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng phải thực hiện nhiều bước,
bao gồm các bước chính như sau:
- Nhận dạng nhu cầu cần thiết phải xây dựng hệ thống phân phối bán
hàng. Nhu cầu thị trường luôn luôn là xuất phát điểm của mọi hoạt động kinh
doanh. Một khi trên thị trường xuất hiện nhu cầu mua hàng thì doanh nghiệp
mới có thể bắt tay vào xây dựng hệ thống bán hàng. Hệ thống bán hàng được
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
tổ chức ra cũng là nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng mà
thôi.
- Xác định và phối hợp các mục tiêu cần đạt của hệ thống phân phối
bán hàng, doanh số, lợi nhuận hay bước đầu tạo dựng thương hiệu. Mục tiêu
của hệ thống phân phối bán hàng sẽ quyết định cấu trúc của hệ thống và cách
thức lựa chọn thành viên cho hệ thống. Chẳng hạn như mục tiêu của hệ thống
bán hàng Hapro Mart hiện tại là bước đầu tạo dựng thương hiệu và chiếm lĩnh
thị trường, do vậy Hapro sẽ lựa chọn cấu trúc ít chặt chẽ và các thành viên
được chọn là những cửa hàng, doanh nghiệp đang hoạt động khá tốt, có ảnh
hưởng tốt tới khách hàng hơn là những đơn vị có khả năng đưa lại lợi nhuận
nhưng có thể vi phạm về chất lượng ảnh hưởng đến hình ảnh chung của toàn
bộ hệ thống bán hàng.
- Phân loại các công việc trong hệ thống phân phối bán hàng, bao gồm
vận chuyển, lưu kho, bảo quản, bán hàng, dịch vụ sau bán hàng, từ đó xây
dựng mối quan hệ giữa các thành viên cùng làm một loại công việc và làm
các công việc khác nhau trong cùng chuỗi cung ứng, nhằm xây dựng mối
quan hệ, tạo sự phối hợp với nhau như thế nào cho hợp lý nhất.
- Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thống phân phối
bán hàng. Chọn cấu trúc thích hợp nhất cho hệ thống phân phối bán hàng của
doanh nghiệp, trung hòa được các yếu tố ảnh hưởng đó, triệt tiêu đi các ảnh
hưởng có hại.
- Phát triển hệ thống phân phối bán hàng, xây dựng hệ thống kho bãi,
hệ thống cửa hàng, thiết lập tuyến vận chuyển, bước đầu khoanh vùng thị
trường chiếm lĩnh.
- Lựa chọn các mối quan hệ tối ưu trong hệ thống phân phối bán hàng
và xây dựng chúng. Có thể là quan hệ theo chiểu ngang giữa các thành viên
cùng làm một loại công việc hoặc quan hệ theo chiều dọc giữa những thành
viên làm những công việc khác nhau có thể phối hợp với nhau.
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Lựa chọn các thành viên sẽ tham gia vào hệ thống phân phối bán
hàng. Lựa chọn thành viên và phân bổ thành viên thích hợp cho từng loại
hình công việc, và thích ứng với toàn bộ hệ thống phân phối bán hàng nói
chung. Quá trình lựa chọn thành viên cho hệ thống phân phối bán hàng bao
gồm ba bước cơ bản sau:
+ Tìm kiếm các thành viên có khả năng.
+ Đánh giá khả năng phù hợp với hệ thống của các thành viên bằng
các tiêu chuẩn lựa chọn.
+ Bảo đảm các thành viên này trong tương lai chắc chắn sẽ tham gia
vào hệ thống phân phối bán hàng.
Xây dựng hệ thống phân phối bán hàng là bước đầu tiên cơ bản và cần
thiết của công tác quản trị hệ thống bán hàng, do đó cần phải thực hiện thật tốt
nội dung này. Để làm tốt công tác xây dựng hệ thống phân phối bán hàng lại
cần thực hiện chính xác và theo một trình tự thích hợp các bước trong quy
trình trên. Công việc đầu tiên luôn phải nhận dạng được nhu cầu thị trường,
mục tiêu mà hệ thống phân phối bán hàng cần đạt được từ đó mới xác định
được cấu trúc thích hợp cho hệ thống phân phối bán hàng và các thành viên
thích hợp với cấu trúc hệ thống đó
Trong xây dựng hệ thống phân phối bán hàng yêu cầu phải xác định
chính xác nhu cầu của thị trường và mục tiêu của hệ thống phân phối bán
hàng, từ đó mới có thể xác định chính xác được cấu trúc của hệ thống. Mấu
chốt của hệ thống phân phối bán hàng chính là phải có được một cấu trúc
thích hợp, ngoài ra cũng rất cần lựa chọn đúng thành viên cho hệ thống phân
phối bán hàng.
Một hệ thống phân phối bán hàng được xây dựng thành công là hệ
thống phân phối bán hàng thích ứng với các yêu cầu của thị trường, thích hợp
với mục tiêu của hệ thống các thành viên gắn kết với nhau và có cấu trúc linh
hoạt sẵn sàng thay đổi khi môi trường kinh doanh có những biến động.
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
1.2.2. Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng.
Đây là nội dung chính, được thực hiện xuyên suốt cả quá trình hoạt
động của bộ phận quản trị hệ thống bán hàng. Nội dung quản trị hệ thống bán
hàng này lại bao gồm hai nhiệm vụ đó là tổ chức hệ thống bán hàng và quản
lý hệ thống bán hàng.
Công tác tổ chức hệ thống bán hàng là việc đưa ra những quyết định
liên quan đến việc xây dựng củng cố và phát triển hệ thống bán hàng, có
nghĩa là bao gồm có xây dựng thêm mới và cải tiến hệ thống đã có sẵn ở hiện
tại.
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại sẽ cần phải xây dựng thêm các
bộ phận mới của hệ thống bán hàng khi xảy ra một trong các trường hợp sau
đây :
- Phát triển thêm sản phẩm mới, nếu hệ thống bán hàng hiện tại
không thích hợp với sản phẩm mới.
- Đưa sản phẩm của mình vào tiếp cận và chiếm lấy một thị
trường mới.
- Thành lập thêm một công ty mới và cần có thêm các bộ phận bán
hàng phục vụ cho công ty mới này
- Môi trường kinh doanh thay đổi lớn, yêu cầu phải xây dựng thêm
bộ phận mới để thích ứng.
- Xảy ra xung đột nghiêm trọng giữa các thành viên trong hệ thống
bán hàng, không thể giải quyết.
- Các trung gian hiện tại thay đổi chính sách làm ảnh hưởng đến
mục tiêu phân phối của công ty.
- Hoạt động của hệ thống bán hàng hiện tại có những lỗi cơ bản
cần phải thay thế một số bộ phận bằng những bộ phận mới để sửa đổi, làm
biến mất những chỗ hổng đó của hệ thống.
Hệ thống bán hàng hiện tại cần phải cải tiến lại khi :
- Kiểm tra đánh giá lại hệ thống bán hàng thấy có những sai sót
cần phải có sự sửa đổi, cải tiến để hoàn thiện hệ thống bán hàng của doanh
nghiệp.
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
- Hệ thống bán hàng đã cũ kĩ không phù hợp với điều kiện mới
của thị trường nữa.
- Đưa thêm sản phẩm mới hoặc thêm dịch vụ hệ thống bán hàng.
- Xảy ra mâu thuẫn nhất định giữa các thành viên trong hệ thống
bán hàng.
- Thị trường biến động cần hệ thống thay đổi để thích nghi với
điều kiện mới.
Thực hiện công tác tổ chức hệ thống bán hàng cần phải kịp thời để
thích ứng với sự thay đổi thường xuyên của môi trường tuy nhiên cũng rất cần
có sự chính xác trong thực hiện tránh việc không xây mà lại phá, làm cho hệ
thống bán hàng trở nên lủng củng, phức tạp hơn. Mặt khác hệ thống bán hàng
chính là bộ mặt của công ty, phần mà khách hàng có thể thấy rõ nhất, do vậy
không thể tổ chức lại liên tục nên trong công tác tổ chức cần tính toán để bảo
đảm tính ổn định cho hệ thống.
Tổ chức hệ thống bán hàng rồi còn cần thiết phải quản lý hệ thống đó
nữa. Tổ chức và quản lý hệ thống bán hàng là các hoạt động nối tiếp nhau và
có liên quan mật thiết với nhau. Quản lý hệ thống bán hàng là điều khiển,
kiểm soát hoạt động của các thành viên đã có, nghĩa là điều khiển tổ chức hệ
thống bán hàng đã xây dựng và tất cả các thành viên trong hệ thống bán hàng
đã lựa chọn.
Các quyết định quản lý hệ thống tiêu thụ và các quyết định tổ chức hệ
thống bán hàng thường không được phân biệt rõ ràng vì một quyết định quản
lý hệ thống bán hàng có thể nhanh chóng chuyển thành một quyết định tổ
chức hệ thống bán hàng. Do đó có thể phân biệt hai loại quyết định này bằng
cách coi các quyết định nhằm xác lập ra hệ thống bán hàng là các quyết định
tổ chức hệ thống bán hàng, còn các quyết định đề cập đến việc điều hành hệ
thống đã được thiết lập là các quyết định quản lý hệ thống.
Quản lý hệ thống bán hàng là phải đảm bảo sự hợp tác của các thành
viên trong hệ thống, các thành viên trong hệ thống bán hàng không tự nhiên
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
mà có sự hợp tác với nhau, muốn cho các thành viên trong hệ thống bán hàng
hợp với nhau cần có sự quản lý chung để đảm bảo sự hợp tác chủ động của
họ.
Quản lý hệ thống bán hàng phải nhằm mục tiêu phân phối cụ thể, phải
nhằm thực hiện được các mục tiêu đó cho doanh nghiệp thương mại.
Quản lý hệ thống bán hàng mang các đặc điểm cơ bản sau:
- Phạm vi quản lý là toàn bộ hệ thống bán hàng. Hệ thống bán
hàng là một thể thống nhất từ khâu tạo nguồn mua hàng cho đến người tiêu
dùng cuối cùng. Đối tượng quản lý là cả hệ thống chứ không phải từng giai
đoạn, từng thành viên riêng lẻ.
- Mọi thành viên trong hệ thống bán hàng đều có trách nhiệm và
khả năng quản lý hệ thống ở các mức độ khác nhau. Nhà quản trị hệ thống
bán hàng là người chịu trách nhiệm chính quản lý hệ thống bán hàng.Tuy
nhiên mọi thành viên khác đều phải có trách nhiệm hỗ trợ và có quyền yêu
cầu nhà quản trị hệ thống bán hàng phải thực hiện một số công tác trong quản
trị.
- Mức độ và khả năng quản lý hệ thống bán hàng của các đơn vị
thành viên phụ thuộc vào kiểu tổ chức của hệ thống bán hàng mà doanh
nghiệp đã xác lập. Những hệ thống bán hàng theo kiểu cũ không cho phép
doanh nghiệp quản lý hệ thống một cách toàn diện và ở mức độ cao hoạt động
của các thành viên trong hệ thống.
- Mức độ liên kết chặt chẽ giữa các thành viên của hệ thống bán
hàng phụ thuộc vào cường độ phân phối, phân phối rộng rãi hay phân phối
chọn lọc. Nếu hệ thống lựa chọn phương thức phân phối rộng rãi thì mức độ
liên kết giữa các thành viên là lỏng lẻo vì không cần thiết và cũng không thể
tạo lập mối liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong hệ thống. Nếu lựa chọn
phương thức phân phối chọn lọc hay độc quyền thì mức độ liên kết giữa các
thành viên lại là rất chặt chẽ. Mức độ liên kết giữa các thành viên trong hệ
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
thống còn phụ thuộc vào các yêu tố khác như mục tiêu, sản phẩm, chính sách
của công ty, quan điểm của nhà quản trị,…
Nội dung công tác quản lý hệ thống bán hàng:
- Điều khiển hoạt động của hệ thống bán hàng, tức là điều khiển
tất cả các dòng chảy trong hệ thống bao gồm : Thông tin, tiền tệ, hàng hóa,
xúc tiến, đàm phán, …, làm cho tất cả các dòng chảy này đều thông suốt, liên
tục trong toàn bộ hệ thống bán hàng, phục vụ cho mục tiêu chung của cả hệ
thống.
- Liên kết các thành viên : sử dụng cả phương pháp kéo và phương
pháp đẩy để tác động đến các thành viên làm cho các thành viên trong hệ
thống bán hàng hợp tác với nhau có hiệu quả, cùng thực hiện xúc tiến sản
phẩm để đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Đưa ra các quyết định thích hợp nhằm định ra chương trình, tính
chất hoạt động của các thành viên trong hệ thống bán hàng nhằm đưa cả hệ
thống cùng đạt mục tiêu chung.
- Khuyến khích các thành viên trong hệ thống bán hàng hoạt động
có hiệu quả. Tức là tìm ra nhu cầu và trở ngại của các thành viên, đưc ra sự
giúp đỡ thích hợp cho họ, đồng thời đưa ra các lợi ích nếu như hoạt động tốt
để họ hoạt động tích cực hơn.
- Giao tiếp , đàm phán, tiếp xúc, làm việc với từng thành viên
trong hệ thống bán hàng. Thông qua đó nắm vững tình hình của từng thành
viên mà có sự điều chỉnh, ra quyết định hành động thích hợp với từng thành
viên trong hệ thống bán hàng.
1.2.3. Kiểm tra, đánh giá hệ thống bán hàng.
Kiểm tra, đánh giá hệ thống bán hàng là công tác phát hiện các sai sót
trong hoạt động của hệ thống và có biện pháp để điều chỉnh đồng thời ngăn
chặn các sai sót có thể nảy sinh.
Sinh viên Nguy n Anh Tu nễ ấ L p TMQT 46ớ
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét