khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
Từ năm 1985 đến nay đợc sự quan tâm của trờng Đại Học Y Hà Nội
cùng các đối tác nh Th viện Đại học ở Pháp, Australia trung tâm đã đợc hỗ trợ
cung cấp một số lợng lớn sách, t liệu và trang thiết bị hiện đại nhằm bổ sung
thêm và tiến hành hiện đại hoá công tác th viện, theo kịp tiến trình phát triển
của xã hội, phục vụ tốt hơn cho ngành Y Việt Nam.
Năm 1988 trung tâm xây dựng riêng một khu th viện khang trang với
1500m
2
và bổ sung một đội ngũ cán bộ có năng lực và nghiệp vụ cao.
Kể từ năm 2001 đến nay trung tâm đã khắc phục khó khăn mạnh dạn
đầu t một mạng máy tính hiện đại đã đợc tích hợp với mạng intranet của trờng
Đại Học Y Hà Nội mở ra khả năng khai thác trên toàn mạng của trờng Đại
Học Y Hà Nội . Với việc Đại học Y Hà Nội kết nối trực tiếp vào mạng
Internet, từ th viện có thể truy nhập tới các tài nguyên thông tin trên mạng
internet toàn cầu kể cả các th viện khác theo các phần mềm tra cứu liên th viện.
Với những bớc đi nhanh và vững chắc th viện trờng Đại Học Y Hà Nội
đã từng bớc đáp ứng và nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc trong trờng Đại
Học Y Hà Nội và nghành Y Dợc cả nớc.
II. Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của th
viện trờng Đại Học Y Hà Nội .
1. Chức năng và nhiệm vụ
1.1 Chức năng
Xây dựng th viện Y học không những trong trờng mà trong cả ngành Y- D-
ợc cả nớc thông qua liên kết, xuất bản.
- Lu giữ bảo quản bổ sung, xử lý, cung cấp các tài liệu thông tin có liên quan
đến y- dợc.
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 5
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
- Tuyên truyền sách báo, t liệu y, dợc phục vụ cho việc giáo dục chính trị t t-
ỏng cũng nh đào tạo giáo dục chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ nghiên
cứu, sinh viên, giảng viên ngành Y.
- Là lớp học thứ 2 sau giờ sinh viên ngành Y lên giảng đờng.
1.2 Nhiệm vụ:
- Luôn tìm tòi bổ sung, cập nhật sách, tạp chí, t liệu lu trữ trên mọi phơng
tiện.
- Chú ý đến bảo dỡng tu sửa nâng cấp cơ sở hạ tầng nh : máy tính, giá sách,
tủ
- Tổ chức các hoạt động th mục, giới thiệu sách chuyên ngành y, dợc . Tổ
chức các buổi gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với sinh viên hoặc thông qua trình
chiếu các băng hình chuyên ngành.
- Thực hiện các hoạt động trao đổi hợp tác với trung tâm th viện trong và
ngoài nớc.
- Đào tạo và nâng cao trình độ cho các cán bộ của trung tâm trong công tác
th viện và nâng cao khả năng tìm tin của ngời dùng tin.
2. Cơ cấu tổ chức
Th viện Đại học Y Hà Nội là một phần của Trờng Đại học Y Hà Nội hoạt
động theo nguyên tắc chỉ đạo tập trung do một số cán bộ phụ trách chung.
Thể hiện qua sơ đồ sau:
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 6
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
sơ đồ cơ cấu tổ chức lao động
Th viện hiện nay gồm có tổng số 15 cán bộ trong đó:
- 2 cán bộ có trình độ thạc sỹ
- 10 cán bộ có trình độ đại học
- 2 cán bộ có trình độ trung cấp
- 1 công nhân
Ngoài ra Th viện đang tạo điều kiện cho một số cán bộ có trình độ đại
học học lên Thạc sỹ.
Tuỳ vào mức độ công việc và nghiệp vụ của cán bộ mà th viện phân
công và sắp xếp cán bộ vào các phòng khác nhau. Th viện trờng Đại Học Y
Hà Nội có 1 giám đốc và 1 phó giám đốc. Giám đốc là ngời quản lí mọi việc
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 7
P
Phòng đọc cán
bộ
Phòng đọc sinh
viên
Ban giám đốc
Phòng internet
Phòng biên mục
Phòng giáo trình
Phòng mợn cán
bộ
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
trong th viện và chịu trách nhiệm trớc hiệu trởng trờng Đại học Y Hà Nội. Phó
giám đốc làm nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc công việc trong quản lí cũng nh
nghiệp vụ. Ngoài ra mỗi phòng lại có các trởng phòng quản lí công việc của
phòng và chịu trách nhiệm trớc giám đốc th viện.
Với một cơ cấu về nhân sự thống nhất và phân công hợp lí đã tạo tiền đề
rất tốt trong hoạt động và phát triển của th viện trờng Đại Học Y Hà Nội trong
nhiều năm nay.
III. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, nguồn vốn t
liệu, đối tợng dùng tin và nhu cầu tin.
1. Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị
1.1.Cơ sở hạ tầng
Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội có mặt bằng 1500m
2
trong một toà nhà
2 tầng.
Tầng 1 gồm có phòng giám đốc và các phòng nghiệp vụ
Tầng 2 gồm có phòng đọc và phòng internet
Với 2 phòng đọc rộng rãi thoáng mát th viện là điểm khá lý tởng cho
cán bộ và sinh viên học tập và nghiên cứu. Bạn đọc có thể sử dụng phơng tiện
để khai thác băng hình, băng tiếng và đĩa CD.
1.2.Trang thiết bị
Để đáp ứng nhu cầu phục vụ bạn đọc và công tác quản lí trong th viện,
th viện trờng Đại Học Y Hà Nội hiện có
*Thiết bị
- 35 máy vi tính đợc nối mạng cục bộ (LAN) và Internet
- 2 máy chủ
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 8
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
Các máy tính của th viện đợc trang bị với cấu hình khá mạnh( CPU: PIV
1,8 GHZ, HDD:40 GB, RAM 128 MB, MONITOR 17inch.
- 2 máy photocopy Ricol
- 5 máy in các loại
- 1 vô tuyến cỡ lớn Sony và một đầu Video đặt tại phòng đọc sinh viên để
phục vụ học tập qua băng hình vào mỗi buổi chiều thứ 6 hàng tuần.
- Tháng 6 năm 2001 th viện đã kết nối Internet cho mạng máy tính của mình
góp phần nâng cao hiệu quả trong học tập, nghiên cứu của cán bộ và sinh
viên.
* Nguồn vốn t liệu
Hiện nay th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã có:
9147 đầu sách
218 giáo trình
4317 luận án
23967 bài trích báo
653 đầu báo và tạp chí trong đó chủ yếu là tiếng nớc ngoài với hơn 50.000
bản.
5 tạp chí điện tử.
Nhiều bộ sách quý hiếm của các giáo s đầu ngành.
Băng hình, băng tiếng, đĩa CD và hàng vạn tài liệu nghiên cứu.
Th viện đang trên đà hiện đại hoá theo hớng tin học hoá. Đã có trên
30.000 đầu tài liệu và hàng chục ngàn trang tài liệu toàn văn đã đợc lu trữ trên
cơ sở dữ liệu. Đây là bớc khởi đầu trong tiến trình xây dựng th viện điện tử.
Hàng năm trờng Đại Học Y Hà Nội đã đầu t 40-70 triệu đồng để đầu t
tài liệu mới. Đó là cha kể đến nguồn ngân sách có đợc trong công tác phục vụ
bạn đọc của th viện.
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 9
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
2. Đối tợng dùng tin và nhu cầu tin
Trong xã hội ngày nay nhu cầu thông tin đã đợc đặt lên hàng đầu, thông
tin đóng vai trò quyết định sự phát triển, thành công, thất bại của từng cá nhân
hay cả một quốc gia. Lợng thông tin thì ngày một nhiều nhng khả năng sở hữu,
sử dụng và xử lý thông tin của mỗi ngời thì có hạn. Chính vì thế các cơ quan
thông tin có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp cho ngời dùng tin những
thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất thoả mãn đợc mọi
yêu cầu của ngời dùng tin.
Muốn cung cấp thông tin tốt chính xác, kịp thời phải nắm bắt đợc nhu cầu
thông tin.
Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội là cơ quan trực thuộc trờng Đại học Y
Hà Nội, có nhiệm vụ cung cấp thông tin, tài liệu chuyên ngành Y- Dợc cho ng-
ời dùng tin trong trờng và những ngời dùng tin trong cả nớc
Trờng Đại học Y Hà Nội là trờng đại học chuyên ngành đào tạo các cán
bộ y tế vì vậy đối tợng ngời dùng tin ở đây cũng có những điểm khác biệt so
với ngời dùng tin ở nơi khác. Chính vì thế nắm vững nhu cầu tin của ngời dùng
tin tại trung tâm là điều hết sức cần thiết để có thể đảm bảo phục vụ hiệu quả
nhất nhu cầu tin của ngời dùng tin ở đây.
Có thể chia ngời dùng tin tại th viện trờng Đại Học Y Hà Nội thành 2
nhóm chính sau:
- Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản lý.
- Nhóm sinh viên
2.1 Nhóm ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản lý
Đây là đối tợng dùng tin có những đòi hỏi rất cao. Họ hiện là những nhà
nghiên cứu sinh trong và ngoài nớc, những Bác sỹ, Dợc sỹ đang công tác, các
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 10
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
giảng viên trong và ngoài trờngHọ là những ngời dùng tin trình độ cao, có
khả năng tự khai thác, tổng hợp thông tin và sử dụng cũng nh phổ biến thông
tin theo chiều sâu.Với nhóm đối tợng dùng tin này 3 yếu tố: nhanh, chính xác,
đầy đủ là không thể thiếu.
Ngoài ra yếu tố ngoại ngữ cũng là điểm rất quan trọng với nhóm đối t-
ợng này. Theo thống kê của th viện thì 100% trong số ngời dùng tin này biết
và sử dụng thành thạo từ 1 đến 2 ngoại ngữ, chủ yếu là tiếng Pháp và tiếng
Anh. Và họ đã sử dụng ngoại ngữ trong hoạt động thông tin. Có khoảng 70%
trong nhóm này thờng xuyên sử dụng ngoại ngữ để tìm tin( họ coi ngoại ngữ là
ngôn ngữ chính trong tìm thông tin chuyên ngành). Đây đa số là những ngời
nghiên cứu và giảng dạy. Yêu cầu tin thờng là những thông tin cấp 1(tài liệu
gốc). Số còn lại thì đôi khi sử dụng ngoại ngữ trong tìm tin.
Thời gian mà nhóm ngời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản
lý dành cho hoạt động đọc và tìm tài liệu là không nhiều so với nhóm ngời
dùng tin là sinh viên. Có khoảng 35% dành 2-4 tiếng cho hoạt động đọc, tìm
thông tin mỗi ngày, 27% dành 4-6 tiếng, 20% dành 6 tiếng còn lại là những
ngời dành thời gian dới 2 tiếng cho hoạt động đọc và tìm thông tin. Nh vậy có
thể nói thời gian đã trở lên vô cùng quý với ngời dùng tin, vì vậy việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác th viện và việc nhanh chóng hoàn thiện th
viện điện tử ở th viện trờng Đại Học Y Hà Nội là điều cần thiết.
2.2. Nhóm ngời dùng tin là sinh viên
Với số lợng đông đảo chiếm tới hơn 70% số ngời dùng tin ở th viện. Họ
hầu hết là sinh viên từ Y1- Y6 nên nhu cầu tin của nhóm này rất phong phú và
đa dạng. Do sự khác biệt về tuổi đời cũng nh trình độ với nhóm dùng tin là cán
bộ nghiên cứu, giảng dạy, và quản lý nên họ có một số đặc điểm khác với
nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy, quản lý. Họ là những ngời rất trẻ, nhiệt
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 11
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
tình với công tác và nhiệt tình học tập rất cao. Tuy trình độ chuyên môn cũng
nh kinh nghiệm công tác cha nhiều song họ là nhóm ngời đại diện cho lớp trẻ
có khả năng thích nghi nhanh chóng với biến đổi lớn lao của xu thế thời đại.
Họ là những ngời nhạy bén và có khả năng sáng tạo. Cho nên nhu cầu tin của
họ ngoài đáp ứng những vấn đề về học tập và công tác còn phải đáp ứng những
nhu cầu tinh thần khác . Họ quan tâm hầu hết đến các lĩnh vực có tính chất mới
mẻ và thời sự nh khoa học , công nghệ, thể thao, chính trị xã hội, kinh tế. Yêu
cầu tin của họ thơng là thông tin cấp 2( thông tin đã qua xử lý về mặt nội
dung).
Thời gian nhóm ngời dùng tin này giành cho việc đọc và tìm tin là rất
cao 70% trong số họ dành thời gian cho đọc và tìm tin từ 2-6 tiếng một ngày và
chỉ có 17% trong số họ dành thời gian đọc và tìm tin dới 2 tiếng một ngày. Rất
nhiều sinh viên đã coi th viện nh một giảng đờng thứ 2 sau buổi lên lớp.
Chính vì vậy ngoài những yếu tố nhanh, đầy đủ, chính xác ra họ còn cần một l-
ợng thông tin có giá trị mới mẻ, lợng thông tin phong phú, đa dạng liên quan
đến nhiều nghành lĩnh vực trong xã hội.
2.3. Đánh giá:
Sau đây là biểu đồ so sánh thời gian sử dụng đọc sách của 2 đối tợng dùng tin
ở Th viện.
Theo số liệu thống kê tại trung tâm mỗi năm trung tâm phục vụ 1000
cán bộ, 2000 sinh viên và 3000 sinh viên cao học trong cả nớc. Số lợt đọc lên
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 12
0
20
40
60
80
100
120
Dưới 2 tiếng Từ 2-4 tiếng Từ 4-6 tiếng Trên 6 tiếng
Cán bộ
Sinh viên
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
tới 16000 lợt sinh viên và khoảng 18000 cán bộ và nghiên cứu sinh đến đọc tại
th viện. Th viện đã phục vụ 12 tiếng một ngày( 4 tiếng buổi sáng, 4 tiếng buổi
chiều, 4 tiếng buổi tối trừ chiều thứ 6 và tối chủ nhật).
Tuy nhiên hàng năm số lợng ngời dùng tin ngày một tăng kèm theo
những yêu cầu tin cũng tăng gấp bội trong khi đó thời gian phục vụ thì không
thể tăng lên chính vì vậy việc phục vụ của th viện không thể dừng ở những ph-
ơng thức truyền thống nh tra cứu bằng hộp phiếu mục lục, mợn đọc một cách
thủ công. Th viện phải nhanh chóng ứng dụng những thành tựu của công nghệ
thông tin vào công tác th viện nh tra cứu tài liệu trên máy tính, mợn, đọc tài
liệu trên máy tính để giảm tối đa thời gian cho việc thu lợm thông tin mà vẫn
đảm bảo độ chính xác cao,làm thoả mãn nhu cầu tin của các nhóm dùng tin
trong ngành y cả nớc.
Chơng II: ứng dụng công nghệ thông tin
trong th viện trờng đại học Y hà nội
I. Giới thiệu chung về quá trình tin học hoá
của th viện trờng Đại Học Y Hà Nội
Công nghệ thông tin theo nghĩa rộng của thuật ngữ bao gồm các phơng
pháp khoa học, các phơng tiện và công cụ kỹ thuật, các giải pháp công nghệ
nhằm giúp cho con ngời nhận thức đúng đắn về thông tin trong mọi lĩnh vực
hoạt động của con ngời. Theo nghĩa trực tiếp công nghệ thông tin là ngành
công nghệ về xử lý thông tin bằng các phơng tiện điện tử, trong đó nội dung
xử lý thông tin bao gồm các khâu cơ bản nh thu thập, lu trữ, xử lý và phân
phối thông tin.
Từ những năm 50 của thế kỉ XX, trên thế giới công nghệ thông tin đã đ-
ợc ứng dụng vào công tác th viện. Với những máy tính mạnh đã có khả năng
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 13
khoá luận tốt nghiệp phạm đức bình
========================================================================
làm việc theo chế độ xử lý bao gói các dữ liệu. Dạng xử lý này phù hợp nhất
với các quá trình bổ sung, biên mục, xử lý các ấn phẩm định kỳ, tiếp tục,
thống kê vòng quay của tài liệu. Vào đầu những năm 70 sự liên kết giữa kỹ
thuật máy tính với các phơng tiện viễn thông đã tạo ra một bớc tiến lớn. Đó là
sự ra đời của các mạng máy tính khác nhau: LAN, WAN, quốc gia, quốc tế
có thể truyền dữ liệu đi khắp nơi trên thế giới. Cùng với sự ứng dụng các thiết
bị viễn thông vào công tác th viện, các cơ sở dữ liệu (CSDL) của từng th viện
riêng biệt đã đợc kết nối, khai thác lẫn nhau.
Th viện trờng Đại Học Y Hà Nội từ năm 1980 đã đợc trang bị hệ thống
máy tính nhng do cha có các phần mềm t liệu có thế mạnh về thông tin th viện
nên chỉ đơn thuần làm công tác soạn thảo văn phòng không giúp gì nhiều cho
công tác phục vụ nhu cầu tin cho ngời dùng tin. Đến năm 1993 th viện sử
dụng phần mềm CDS/ISIS For DOS vào công tác th viện. Th viện trờng Đại
Học Y Hà Nội đã xây dựng thành công các cơ sở dữ liệu trên phần mềm
CDS/ISIS và đa các cơ sở dữ liệu này lên trang WEB và trong th viện điện tử
của trung tâm. Trong năm này các cơ sở dữ liệu: sách, báo, tạp chí của th viện
đã ra đời. Đến năm 1996 th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã chuyển sang
phần mềm CDS/ISIS for Windows. Với u điểm vợt chội hơn hẳn so với
CDS/ISIS đã giúp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu đợc nhanh chóng hoàn thiện
đa vào phục vụ cho ngời dùng tin trong trờng
Đến năm 2000 nhờ kỹ thuật, công nghệ thông tin hiện đại đã đa các cơ
sở dữ liệu này lên trang Web, nhằm phục vụ cho mọi đối tợng ngời dùng tin
có nhu cầu đối với nguồn thông tin y, dợc.
Thời gian này th viện trờng Đại Học Y Hà Nội đã tạo ra đợc 5 cơ sở dữ
liệu :
Meddoc Tài liệu KHCN y học
========================================================================
ngành thông tin học và quản trị thông tin 14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét